![]() |
Picture source: www.sxc.hu |
Предстои ви спешен доклад за след два часа, но вие не сте готови. За пореден път закъснявате за работа. Чакат ви за презентация, но тя не е подготвена. Подобни проблеми имат много хора. В основата им се крие неприлагането на никакво управление на времето (тайм-мениджмънт). Налагането на глоби и мъмренето няма да донесат желания резултат. Внедряването на базов тайм-мениджмънт е онова, което ви е необходимо.
Четири са основните принципи към които трябва да се придържате:
•Умение за работа с целите
•Правилно определяне на приоритетите
•Познаване на инструментите за планиране
•Изработка на устойчиви навици
1.Как вие и вашите сътрудници си поставяте цели
„Да науча технически английски до 1 май 2011г., като постигна ниво, което ми позволява свободно да превеждам технически текстове.” Ето, това е цел. „Да науча английски” не е цел, а просто идея. Разликата е в параметрите – конкретност, измеримост, реалност и краен срок.
2. По-подробно за приоритетите: как правилно да ги определим сред множеството цели
Пример за конфронтиращи се цели – да продължа проекта или да изляза в отпуска. Целите на компанията за годината са ясни – трябва да се развива проектът. От друга страна, нямам сили, вече две години не съм почивал. Какво да се прави? Да продължа все така да не си доспивам и да бъда вечно уморен, нервен и непродуктивен?
Обикновено се залъгваме, че скоро ще финишираме проекта и чак тогава ще починем. Истината обаче е, че след този проект идва друг, трети…И колко пъти след подобни обещания наистина сме почивали?
Сравнете колко време ще ви отнеме, ако продължите да работите с тези сили, които имате и тези, които ще ви се появят след отпуската. Резултатът е прост – след почивка човек работи с поне 30% повече енергия. Тоест, по-бързо. А се замислете и за друго – ще бъдат ли въобще достигнати годишните цели, ако не вземете отпуска? Възможно е, но не е много вероятно.
3. Правилен избор на инструмент за планиране
Инструментите за планиране са различни за отделните моменти, затова определете срока на самия план. Най-краткият период е денят. Как да го планираме така, че да смогнем с всички задачи? Използвайте три основни критерия:
•Планирайте 60% от деня, а 40% оставете за непредвидени и спешни задачи
•Записвайте си задачите, формулирайки желания резултат – да направя нещо, да прочета нещо, да предам нещо и т.н.
•За всички задачи определете норматив за изпълнение – 20 минути, 2 часа, 5 часа.
Опитайте този метод и резултатите няма да закъснеят. Постепенно ще започнете да си изработвате навици, а после и автоматизми.
4.Автоматизмите – краен етап на ефективния тайм-мениджмънт
Как да разберем, има ли ги или не? Просто е – започвате да успявате с изпълнението на задачите и ефективността ви се повишава.Постигането на това ниво е възможно само с постоянна работа над себе си. Успехът е следствие от факта, че ежедневните тренировки ви водят по пътя на навика, докато един ден нещата се загнездят в подсъзнанието ви. Важна е повторяемостта.
Лошото планиране на времето и ресурсите е причината за най-много провали…
Нали? А не е чак толкова трудно да се добият някои полезни навици в тази насока.