10 правила за добра бизнес кореспонденция по мейла

Source: affinitypersonnelsolutionsblog.com

Source: affinitypersonnelsolutionsblog.com

Ако си търсите нова работа, правилното използване на вашия мейл е от огромно значение. Има сериозна вероятност да допуснете някои грешки, които да ви струват скъпо, дори и настоящата ви работа. Например, да препратите конфиденциален мейл с оферта за нова работа, на настоящия си шеф. А и въобще, използването на служебен мейл е рисковано и щекотливо занимание в доста случаи. Ето и няколко базисни съвета, за служебната ви мейл кореспонденция, независимо дали си търсите нова работа или не.

„Reply to all” е опасно

Тази опция на мейла е потенциално деструктивна и може да ви навреди много сериозно, ако я ползвате неправилно.  Почти всеки е натискал този бутон поне веднъж в погрешен момент. Да натиснете Reply to All, когато сте споделили неласкаво мнение за даден колега и стила му на работа, може да доведе до неприятни последици. И това е само една възможност. Въобще, пазете се от този бутон и премисляйте винаги използването му.

Не прекалявайте с опцията „High Importance”

Знакът, че даден мейл е от приоритетно значение, сам по себе си, е полезен. Но, ако започнете да го ползвате прекалено често, накрая никой няма да ви обръща внимание. Като историята с лъжливото овчарче.

Не използвайте „Low Importance” опцията

Особено, ако си търсите нова работа, не използвайте този маркер. Ако наистина писмото ви е с нисък приоритет, вероятно въобще е нямало да го изпратите.

Пишете кратки и конкретни мейли

Повечето професионалисти са достатъчно заети, за да трябва да четат мейли с размера на роман. Разбира се, всичко важно трябва да е казано, но дотам.

Отговаряйте на ВСИЧКИ въпроси, които са ви били зададени

Предполагам, и вие се изнервяте, когато зададете три въпроса в даден мейл и получите отговор само на един от тях. Не бъдете и вие такива. Отговаряйте на всички поставени въпроси, за да избегнете необходимостта от ненужно дълга кореспонденция.

Не съкращавайте и не пишете с грешки

Не е добре да ползвате неграмотно мейла си. Правописът има значение, докато си пишете с колеги, бъдещи работодатели, клиенти или бизнес партньори. Има хора например, които съзнателно пишат само с малки букви. Чудесно, но да си пазят този навик за Фейсбук. Всяко изречение и всяко име започват с главна буква. Добре е това да се запомни. И се научете вече на този пуст пълен член – фасулска работа е.

Не чакайте три дни, за да отговорите на важен мейл

В деловия свят е прието на мейлите да се отговаря бързо. Ако не го направите, изглеждате като безотговорен човек или като мързелив представител на някоя държавна агенция. Общото правило е, че половин до един час стигат за отговор на мейл.

Не използвайте само главни букви

Както е известно в онлайн общностите, писането с главни букви е еквивалент на крещене. Само малоумен идиот би писал бизнес писма изцяло с главни букви. Е, и големият шеф, ако е много ядосан.

Не използвайте прекалено често усмивчици и емотикони

Усмихнатите личица са прекалено използвани. Не ги слагайте в края на писмото си, освен ако не сте на мнение, че това е крайно необходимо.

Проверете си всеки мейл за грешки ПРЕДИ да го пратите

Ако си проверите мейла след пращането му, най-много да си намерите повод да съжалявате. Нормално е, при писане всеки може да сгреши. Затова си четете мейлите по два пъти, преди да ги пратите. Ще избегнете голям конфуз, ако си наложите това правило в ежедневната кореспонденция. И не пропускайте да видите, дали пращате писмото на правилния човек. Това пък е още по-важно.

Коментари

  1. Smthwonderful казва:

    Здравейте,
    според Вас кой е най-учтивия начин да напомним за нашия мейл, когато не ни е отговорено?
    На английски веднага се сещам – “Kind reminder”, но не ми звучи добре да го изпращам на българи.

Вашият отговор на Smthwonderful Отказ

Вашият email адрес няма да бъде публикуван Задължителните полета са отбелязани с *