Офис етикет за начинаещи

Source: eiu.edu

Завършили сте образованието си и е време да постъпите на първата си офисна длъжност. Сега е моментът да научите някои важни правила за етикета и обноските, които ще ви се отплатят през последващата кариера. Това са само три прости правила, но, вярвайте, от тях има много полза.

Личният етикет

Има поговорка „Не съди книгата по корицата й”, но има и поговорка „По дрехите посрещат, по ума изпращат”. И двете са свързани с първото впечатление, както забелязвате. Факт е, че първото впечатление, което направите, обикновено се запазва у околните. Не са минали и пет секунди, още не сте си отворили устата и хората вече имат отношение към вас. Затова, направете, каквото можете, за да е позитивно това отношение.

Когато се срещате с някого за пръв път, винаги ставайте от стола си, усмихвайте се и гледайте човека в очите. При ръкуване, стиснете силно, но не прекалено силно ръката на отсрещния. При това, задръжте я само толкова, колкото да размените имена с човека. В рамките на последващия разговор, споменете веднъж името на човека. От това ползите са две – първо, той ще се почувства поласкан и второ, така ще запомните по-лесно името му. Освен това се стегнете, а не се влачете – позата на тялото ви трябва да издава увереност, но не прекалена.

Етикет на мобилния телефон

Запомнете – вече сте голям човек. Щурите или видиотяващи рингтонове на личния ви телефон вече не са уместни, поне, в общия случай. Постарайте се да си сложите нормален тон за входящите позвънявания, който не е и прекалено силен.

Много грубо е да приемате обаждания, докато сте в среща. Ако става дума за много важно обаждане, на което на всяка цена трябва да отговорите, постарайте се останалите хора в срещата да са уведомени предварително. В този случай, извинете се, проведете най-краткия възможен разговор и се извинете още веднъж след края му. При това, ако е възможно, напуснете мястото на срещата, докато говорите.

Не си играйте с телефона си, по време на срещи и събрания. Изпращането на лични съобщения е често изкусително занимание, но не го правете, докато обсъждате нещо с колегите. Цялото ви внимание следва да е насочено към останалите хора в залата.

Ако пък изпращате смс-и на колеги или шефове, винаги пишете грамотно, използвайте пунткуацията на място и не съкращавайте, сякаш сте тийнейджър.

E-mail етикет

Първо, най-добре е да имате служебна поща, от която да комуникирате по делови поводи. Ако случайно нямате, използвайте мейл адрес, който да звучи нормално като име.

При пращане на мейли, постарайте се да напишете смислен „subject” на писмото и да направите каквото е възможно, за да е ясно, че става дума за делова кореспонденция.

Пишете грамотно. Имайте подпис с името ви, телефона ви, мейла ви и сайта ви, а ако ползвате и социални медии за бизнес цели, нека и за тях има линкове.

Не ползвайте служебния си мейл, за да клюкарствате, да разнасяте слухове и да правите доноси.

Ако мейлът, който получавате, е адресиран до повече хора, отговаряйте с опцията „reply to all”, стига, разбира се, това да е необходимо в случая.

Пишете кратко и ясно и обяснявайте, ако към писмото има прикачен файл, какво съдържа този файл. Отговаряйте навреме на постъпващите мейли, по възможност, в рамките на един час.

Вашият коментар

Вашият email адрес няма да бъде публикуван Задължителните полета са отбелязани с *