Архив за ноември, 2010

Основни принципи на успешния тайм-мениджмънт

Picture source: www.sxc.hu
Предстои ви спешен доклад за след два часа, но вие не сте готови. За пореден път закъснявате за работа. Чакат ви за презентация, но тя не е подготвена. Подобни проблеми имат много хора. В основата им се крие неприлагането на никакво управление на времето (тайм-мениджмънт). Налагането на глоби и мъмренето няма да донесат желания резултат. Внедряването на базов тайм-мениджмънт е онова, което ви е необходимо.
Четири са основните принципи към които трябва да се придържате:
•Умение за работа с целите
•Правилно определяне на приоритетите
•Познаване на инструментите за планиране
•Изработка на устойчиви навици
1.Как вие и вашите сътрудници си поставяте цели
„Да науча технически английски до 1 май 2011г., като постигна ниво, което ми позволява свободно да превеждам технически текстове.” Ето, това е цел. „Да науча английски” не е цел, а просто идея. Разликата е в параметрите – конкретност, измеримост, реалност и краен срок.
2. По-подробно за приоритетите: как правилно да ги определим сред множеството цели
 
Пример за конфронтиращи се цели – да продължа проекта или да изляза в отпуска. Целите на компанията за годината са ясни – трябва да се развива проектът. От друга страна, нямам сили, вече две години не съм почивал. Какво да се прави? Да продължа все така да не си доспивам и да бъда вечно уморен, нервен и непродуктивен?
Обикновено се залъгваме, че скоро ще финишираме проекта и чак тогава ще починем. Истината обаче е, че след този проект идва друг, трети…И колко пъти след подобни обещания наистина сме почивали?
Сравнете колко време ще ви отнеме, ако продължите да работите с тези сили, които имате и тези, които ще ви се появят след отпуската. Резултатът е прост – след почивка човек работи с поне 30% повече енергия. Тоест, по-бързо. А се замислете и за друго – ще бъдат ли въобще достигнати годишните цели, ако не вземете отпуска? Възможно е, но не е много вероятно.
3. Правилен избор на инструмент за планиране
 
Инструментите за планиране са различни за отделните моменти, затова определете срока на самия план. Най-краткият период е денят. Как да го планираме така, че да смогнем с всички задачи? Използвайте три основни критерия:
•Планирайте 60% от деня, а 40% оставете за непредвидени и спешни задачи
•Записвайте си задачите, формулирайки желания резултат – да направя нещо, да прочета нещо, да предам нещо и т.н.
•За всички задачи определете норматив за изпълнение – 20 минути, 2 часа, 5 часа.
Опитайте този метод и резултатите няма да закъснеят. Постепенно ще започнете да си изработвате навици, а после и автоматизми.
4.Автоматизмите – краен етап на ефективния тайм-мениджмънт
Как да разберем, има ли ги или не? Просто е – започвате да успявате с изпълнението на задачите и ефективността ви се повишава.Постигането на това ниво е възможно само с постоянна работа над себе си. Успехът е следствие от факта, че ежедневните тренировки ви водят по пътя на навика, докато един ден нещата се загнездят в подсъзнанието ви. Важна е повторяемостта.

3 правила за мотивация на стажанти

Picture source: www.dreamstime.com

Стажантите, особено неплатените стажанти, са често един от най-евтините и полезни ресурси във всяка фирма (най-вече през лятото, когато много студенти търсят стажове). Излишно е да подчетаваме, колко полезни могат да са правилно подбрани стажанти в работата. Причината за тяхната усърдност е там, че те А) нямат досегашен опит и Б) горят да се изявят пред всички, които ги смятат още за деца. Въобще, това е мечтата на фирмения счетоводител и големия началник – хора, които се скъсват от работа и не искат заплащане. 

Изначалният ентусиазъм на тези млади хора обаче е като пренаситен разтвор (учи се по химия в училище). Много е наситен, ама малко прекалено – ако не боравиш правилно с него се разпада на основните си съставки. А мисията тук е проста, но деликатна – да се поддържа нивото на работния интерес без да се изразходват допълнителни средства. И това се постига простичко. Ето как.
1.Казвайте „благодаря” достатъчно често. И го имайте предвид.  Елементарен метод, който често се игнорира по неизвестни причини. Не случайно децата ги учат да казват „благодаря”. Ползата от честото и искрено благодарене ще усетите не по-късно от момента, в който отново ви потрябва помощта на стажанта.
2.Показвайте уважение и доверие във възможностите им. Не се занимавайте с „микромениджмънт”. Доверието е невероятно могъщ мотиватор. Гласувайте го на вашите стажанти, поверявайки им смислени и значими задачи. Естествено, това не означава да им прехвърлите управлението на компанията, но не ги карайте да се чувстват като интелектуални хигиенисти.
3.Давайте обратна връзка. Обяснявайте достатъчно често на младите хора, как се справят с работата, защо тяхната роля е важна, как те помагат на фирмата да се развива. Най-добре е да го правите на „оперативки”, за да могат да го чуят и останалите колеги. Това засилва чувството на благодарност у стажантите и им помага да си изградят авторитет в собствените си очи. Те имат нужда от това и ще ви бъдат много благодарни. Пък благодарните служители са и много по-старателни, това е ясно, нали?
Неплатените стажанти са един от малкото почти безплатни обеди в бизнес живота. Изцяло от вас зависи да направлявате тези първоначално надъхани младежи в правилната посока и да пожънете резултатите от престоя им във вашата организация. Възползвайте се максимално от предоставилата се възможност, помагайки на млади професионалисти да ви запомнят с добро и да усетят първия си професионален опит в позитивна светлина.

Петъчен HR хумор (XIV)

Picture source: http://www.showbizgossips.com

Млад мъж се явява на интервю за работа. Преминава всички тестове с блестящи резултати. На последното интервю изпълнителният директор заявява, че оценява кандидатурата му, но постоянното намигане на кандидата вероятно ще смущава клиентите.
-Мога да реша този проблем с малко аспирин – заявява младият мъж.
Започва да бърника из джобовете си, вади презерватив, след него втори, трети…десети. Накрая намира аспирина, гълта едно хапче и спира да намига. Изпълнителният директор го гледа с укор и заявява:
-Ние не толерираме коцкари в нашата компания!
-А, не – отчаяно му отвръща кандидатът – не е това, което си мислите. Знаете ли колко е трудно да си купите в аптеката аспирин с това постоянно намигане?!
Млад служител си тръгво късно вечерта от офиса. Среща обаче изпълнителния директор, който стои с недоумяващ вид пред машината за унищожаване на документи, държейки един лист в ръка.
-Вижте – заявява директорът – това е много поверителен документ, а секретарката ми си и тръгнала вече. Можете ли да накарате проклетата машина да работи?
-Разбира се – с готовност отвръща служителят. Той включва машината, слага листа и натиска „Старт” бутона.
-Чудесно, чудесно – усмихва се директорът, докато листът изчезва в машината – трябва ми само едно копие от него…
Изпълнителен директор на голяма компания поканва в кабинета си един от своите служители.
-Роб, ти си в тази компания от една година вече. Започна като асистент, една седмица по-късно те назначихме за търговец, след един месец се издигна до областен мениджър, а половин година по-късно  си вече вицепрезидент. За мен е време да се пенсионирам и искам ти да поемеш компанията. Какво ще кажеш?
-Благодаря.
-Благодаря?!? Само толкова ли?
-Ами, не, като се замисля. Благодаря, татко!

Нетуъркинг и социализиране

Picture source: www.sxc.hu

След публични лекции, в почивката на семинари, в края на деня, след раздаване на браншови награди – това са само някои от възможностите да се срещнете с хора от вашия бизнес и да се поупражнявате в социализирането. (Тук ще възприемем и англоезичния термин – „нетуъркинг”) Нетуъркингът е много съществено (и често недооценявано) занимание. И как може да е иначе – създаването на мрежи (което е и буквалното значение на нетуъркингът) е залог за успех в мрежовия глобален свят, в който живеем. Но не за ползите от социализирането и плетенето на мрежи ще става дума тук, а за начините, по които човек е добре да продължи един такъв първоначален бизнес контакт, започнал случайно около коктейлна маса.
Стратегиите за действие след нетуъркинг среща могат да са различни – според хората, според ситуацията, при която е възникнал контактът, според характера на едната или другата страна. Ето и някои възможности, в съвсем резюмиран вид:
- На следващия ден пишете имейл на съответните хора, благодарите им за възможността да си поговорите с тях, изразявате надежда да се срещнете отново в неопределеното бъдеще
- Същото като горното, но предлагате телефонен разговор и последваща точна среща, на която да обсъдите конкретни възможности за съвместен бизнес
- Намирате човека във Фейсбук и искате позволение да го добавите сред приятелите си
- Използвате горния метод, но с LinkedIn. Този подход издава много по-сериозно и делово отношение. LinkedIn е бизнес мрежата и в това няма съмнение
- Обаждате се директно по телефона на новите си познати. Това е малко по-рисковано. Често хората нямат време за този разговор, не ви помнят съвсем точно, нямат интерес към вас и т.н. Но, понякога си струва. Трябва да умеете да прецените, кога това е правилният подход
- Изчаквате случайността да ви събере отново на ново нетуъркинг събитие
- Не предприемате нищо и забравяте за срещата
Ваш е изборът как да постъпите. Но, въпреки че повечето хора не си помръдват пръста да продължат един многообещаващ контакт, ще е добре да се научите, че от цялата работа със запознанствата и излизанията „на кафе” с подобни хора, може да се роди много нов бизнес. Нелепо е да изпускате прекрасна възможност, защото малко ви е срам, или не знаете какво да кажете на първия разговор. И един съвет за финал – ако е необходимо и не ви бива много по импровизирането, не се колебайте, подгответе си сценарий или набор от теми, по които да поговорите с новите си познати. Това може да бъде спасителният ход, който да ви отключи контакта за нови сделки или просто добро приятелство. Проактивните и лесно социализиращи се хора успяват повече в динамичния свят на нашето съвремие.
Всъщност, искате ли да споделите вашия личен опит? Как се социализирате с новите си познати след нетуъркинг събитие?

Въпроси към работодателя

Изключително важно (и често пропускано) е, човек да зададе правилните въпроси на бъдещия си работодател. Ето ви и няколко експерти, които стегнато и без излишни думи, представят своите най-важни въпроси.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=OQByQrECXNA?fs=1]